Decisión de Certificación
Condiciones para denegar (o rechazar) la certificación:
La denegación (o rechazo) de la conformidad del producto ocurre generalmente durante las fases de evaluación, revisión o toma de decisión inicial cuando se presentan los siguientes factores:
- Incumplimiento técnico insubsanable: Si algún proceso de evaluación (inspección o ensayos) no es conforme con lo requerido por el reglamento o norma de referencia.
- Falla en el cierre de no conformidades: Si el cliente no desea continuar con el proceso o no subsana los hallazgos detectados dentro de los plazos establecidos (usualmente 60 días hábiles para ensayos bajo ciertos esquemas).
- Falla en ensayos de laboratorio: Cuando una muestra (o la única referencia solicitada) no cumple con los límites requeridos y el cliente no acepta eliminar dicha referencia del alcance para continuar con el resto.
- Discrepancia de identidad: Si durante la inspección o verificación no se puede garantizar que el producto presentado corresponde fielmente al producto ensayado previamente.
- Requisitos de rotulado mínimos: En casos específicos donde el rotulado es fundamental para demostrar la conformidad, si el producto no cumple con los requisitos mínimos obligatorios de etiquetado, no podrá ser certificado bajo ninguna designación.
- Falta de respuesta: Si el cliente no responde a los requerimientos de corrección de rotulado o envío de planes de acción en los tiempos previstos (5 a 10 días según el caso), se procede al cierre del expediente, lo que equivale a la no emisión.
Condiciones para suspender un certificado:
La suspensión es una restricción temporal de la validez de la certificación. Se aplica por:
- Uso indebido: Mal uso del certificado, del logo, del nombre de ASIAM o de la marca de conformidad, y la no corrección de esta irregularidad.
- Incumplimientos detectados: Infracciones relativas a las reglas de certificación o hallazgos en auditorías extraordinarias motivadas por denuncias de terceros o controles aleatorios.
- Falta de notificación de cambios: No informar a ASIAM sobre cambios estructurales, legales, de propiedad o modificaciones técnicas en el producto o proceso productivo dentro de los 5 días hábiles posteriores al cambio.
- Problemas con el Sistema de Gestión (Esquema 5): No entregar evidencia de la renovación del certificado ISO 9001 vigente o presentar inconsistencias en el mismo.
- Cese de producción: Si el cliente cesa temporalmente la producción por un periodo que el equipo técnico de ASIAM considere excesivo.
- Proceso de renovación pendiente: Si la evaluación de renovación no se concluye dentro de los plazos inalterables definidos, el certificado queda suspendido hasta que finalice el proceso.
Falta de respuesta administrativa: Si tras informar al cliente que entrará en suspensión por 30 días este no establece comunicación alguna.
Condiciones para cancelar un certificado:
La cancelación implica la revocación total de la declaración de conformidad. Las causales incluyen:
- Decisión voluntaria: Cuando el cliente solicita rescindir el contrato antes del vencimiento o no desea realizar el proceso de vigilancia programado.
- Incumplimiento de vigilancias: No ejecutar las actividades de seguimiento anuales en los tiempos requeridos o no dar respuesta a la notificación de inicio de vigilancia.
- Persistencia de no conformidades: No cerrar los hallazgos detectados durante la vigilancia en los plazos estipulados o no poder validar su implementación al 100%.
- Vencimiento de la suspensión: Por no levantar una suspensión previa en un plazo máximo de 30 días hábiles (salvo excepciones por procesos de vigilancia en curso).
- Fraude y falsedad: Presentar documentación falsa para obtener la certificación o evidencia de falsificación/alteración del certificado de producto.
- Actividades ilegales: Uso del certificado para fines fuera de la ley.
- Obligaciones económicas: Incumplimiento de los acuerdos de pago con ASIAM.
- Pérdida de sustento técnico (Esquema 2 y 5): Si el fabricante pierde su certificación ISO 9001, su aprobación NIOSH o su condición de “producto listado” (UL/FM) y no existe respuesta o renovación.
- Obstrucción de la evaluación: No permitir la verificación en fábrica durante la vigilancia o no realizar las actividades complementarias requeridas.
- Reiteración: Reincidencia por segunda vez en el incumplimiento de advertencias previas o ante quejas válidas recurrentes.
El proceso ante decisiones adversas
Cuando ASIAM debe adoptar una decisión adversa sobre un proceso o un certificado —denegación (rechazo), suspensión o cancelación—, aplica un procedimiento ordenado que garantiza imparcialidad, trazabilidad y el derecho del cliente a ser oído. Los principios comunes a estas tres situaciones son:
- Detección y notificación. Se documenta el incumplimiento o la situación que origina la decisión y se notifica formalmente al cliente, indicando los motivos.
Plazos y tratamiento. Cuando la situación es subsanable, ASIAM otorga al cliente los plazos establecidos para presentar y ejecutar un plan de correcciones. Si subsana dentro de los plazos, el proceso o el certificado continúa; si no, se procede con la decisión correspondiente.
Revisión independiente y decisión. La evaluación de la situación y la decisión son adoptadas por personal competente con la autoridad correspondiente, garantizando independencia respecto de las fases previas. La decisión y sus motivos quedan registrados.
Notificación y registro. ASIAM comunica formalmente la decisión al cliente y actualiza los registros y medios oficiales que correspondan.
Derecho de apelación. En todos los casos, el cliente conserva el derecho a apelar la decisión conforme al procedimiento de Quejas, Apelaciones y Peticiones de ASIAM.
Particularidades de cada situación
Denegación (rechazo)
Ocurre antes de la emisión del certificado. Cuando no es posible demostrar el cumplimiento de los requisitos, ASIAM notifica los motivos al cliente y cierra el expediente sin emitir certificado de conformidad. Al no existir certificado emitido, no se realiza registro en plataformas de certificados vigentes.
Suspensión
Restricción temporal de la validez de un certificado ya emitido. Durante la suspensión, el cliente no puede usar el certificado ni la marca de conformidad. ASIAM notifica formalmente, actualiza el estado en las plataformas y medios oficiales que correspondan, y el cliente descontinúa de inmediato el uso del certificado y de todo material que haga referencia a él. De no levantarse en el plazo definido, puede derivar en cancelación.
Cancelación
Revocación definitiva de un certificado de conformidad. ASIAM notifica formalmente, actualiza el estado en las plataformas y medios oficiales que correspondan, y el cliente descontinúa de inmediato el uso del certificado y de la marca, retirando cualquier referencia a la certificación en su material comercial, publicitario o técnico.
El detalle operativo de estos procedimientos se encuentra descrito en el documento IC-02 Términos y Condiciones (numeral 5.3.6) y en los procedimientos internos de certificación de producto de ASIAM (PP-02, PP-03, PP-05, PP-06 y PP-07), disponibles bajo solicitud.
