Decisión de Certificación
Condiciones para denegar (o rechazar) la certificación:
La denegación (o rechazo) de la conformidad del producto ocurre generalmente durante las fases de evaluación, revisión o toma de decisión inicial cuando se presentan los siguientes factores:
- Incumplimiento técnico insubsanable: Si algún proceso de evaluación (inspección o ensayos) no es conforme con lo requerido por el reglamento o norma de referencia.
- Falla en el cierre de no conformidades: Si el cliente no desea continuar con el proceso o no subsana los hallazgos detectados dentro de los plazos establecidos (usualmente 60 días hábiles para ensayos bajo ciertos esquemas).
- Falla en ensayos de laboratorio: Cuando una muestra (o la única referencia solicitada) no cumple con los límites requeridos y el cliente no acepta eliminar dicha referencia del alcance para continuar con el resto.
- Discrepancia de identidad: Si durante la inspección o verificación no se puede garantizar que el producto presentado corresponde fielmente al producto ensayado previamente.
- Requisitos de rotulado mínimos: En casos específicos donde el rotulado es fundamental para demostrar la conformidad, si el producto no cumple con los requisitos mínimos obligatorios de etiquetado, no podrá ser certificado bajo ninguna designación.
- Falta de respuesta: Si el cliente no responde a los requerimientos de corrección de rotulado o envío de planes de acción en los tiempos previstos (5 a 10 días según el caso), se procede al cierre del expediente, lo que equivale a la no emisión.
Condiciones para suspender un certificado:
La suspensión es una restricción temporal de la validez de la certificación. Se aplica por:
- Uso indebido: Mal uso del certificado, del logo, del nombre de ASIAM o de la marca de conformidad, y la no corrección de esta irregularidad.
- Incumplimientos detectados: Infracciones relativas a las reglas de certificación o hallazgos en auditorías extraordinarias motivadas por denuncias de terceros o controles aleatorios.
- Falta de notificación de cambios: No informar a ASIAM sobre cambios estructurales, legales, de propiedad o modificaciones técnicas en el producto o proceso productivo dentro de los 5 días hábiles posteriores al cambio.
- Problemas con el Sistema de Gestión (Esquema 5): No entregar evidencia de la renovación del certificado ISO 9001 vigente o presentar inconsistencias en el mismo.
- Cese de producción: Si el cliente cesa temporalmente la producción por un periodo que el equipo técnico de ASIAM considere excesivo.
- Proceso de renovación pendiente: Si la evaluación de renovación no se concluye dentro de los plazos inalterables definidos, el certificado queda suspendido hasta que finalice el proceso.
Falta de respuesta administrativa: Si tras informar al cliente que entrará en suspensión por 30 días este no establece comunicación alguna.
Condiciones para cancelar un certificado:
La cancelación implica la revocación total de la declaración de conformidad. Las causales incluyen:
- Decisión voluntaria: Cuando el cliente solicita rescindir el contrato antes del vencimiento o no desea realizar el proceso de vigilancia programado.
- Incumplimiento de vigilancias: No ejecutar las actividades de seguimiento anuales en los tiempos requeridos o no dar respuesta a la notificación de inicio de vigilancia.
- Persistencia de no conformidades: No cerrar los hallazgos detectados durante la vigilancia en los plazos estipulados o no poder validar su implementación al 100%.
- Vencimiento de la suspensión: Por no levantar una suspensión previa en un plazo máximo de 30 días hábiles (salvo excepciones por procesos de vigilancia en curso).
- Fraude y falsedad: Presentar documentación falsa para obtener la certificación o evidencia de falsificación/alteración del certificado de producto.
- Actividades ilegales: Uso del certificado para fines fuera de la ley.
- Obligaciones económicas: Incumplimiento de los acuerdos de pago con ASIAM.
- Pérdida de sustento técnico (Esquema 2 y 5): Si el fabricante pierde su certificación ISO 9001, su aprobación NIOSH o su condición de “producto listado” (UL/FM) y no existe respuesta o renovación.
- Obstrucción de la evaluación: No permitir la verificación en fábrica durante la vigilancia o no realizar las actividades complementarias requeridas.
- Reiteración: Reincidencia por segunda vez en el incumplimiento de advertencias previas o ante quejas válidas recurrentes.
En todos los casos de suspensión o cancelación, la organización cliente debe descontinuar inmediatamente el uso de toda publicidad y material que haga referencia al certificado.
